Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher

hey contact heroes GmbH
Am Kaiserkai 45, 20457 Hamburg
Telefon: +49 (0) 40 30 09 6170
E-Mail: hello@hey-contact-heroes.de

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an datenschutz@hey-contact-heroes.de.

2. Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das für den Betrieb dieser Website, für Terminbuchungen und für Kontaktanfragen nötig ist. Diese Website verwendet keine Tracking- oder Marketing-Cookies und keine Analysedienste. Schriften und Grafiken werden von unserem eigenen Server geladen, es werden beim Seitenaufruf keine Daten an Dritte übertragen.

3. Hosting und Server-Logfiles

Die Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur gehostet. Beim Aufruf der Seiten werden technisch notwendige Daten in Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem und Referrer-URL. Die Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung des Betriebs und der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

4. Terminbuchung für die CCW 2027

Wenn Sie einen Termin an unserem Messestand buchen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihr Unternehmen, Ihre E-Mail-Adresse sowie freiwillige Angaben (Position, Telefonnummer, Thema, Nachricht) und den gewählten Termin. Wir nutzen diese Daten, um den Termin zu organisieren, Ihnen und unserem Team eine Kalendereinladung zu senden und das Gespräch vorzubereiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Organisation von Gesprächen auf der Messe).

Die Buchungsdaten werden spätestens sechs Monate nach der Messe gelöscht, sofern keine weitere Geschäftsbeziehung entsteht oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. IP-Adresse und Schutz vor Missbrauch

Beim Absenden einer Terminbuchung oder einer Kontaktanfrage speichern wir zusätzlich Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt und die Kennung Ihres Browsers. Diese Angaben werden mit der Buchung bzw. Anfrage an unser Team übermittelt und dienen dem Schutz vor Missbrauch, Spam und Falschbuchungen sowie der Nachvollziehbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). IP-Adressen werden nach spätestens 90 Tagen aus den gespeicherten Datensätzen entfernt.

Zum Spamschutz setzen wir kein externes CAPTCHA ein. Stattdessen nutzen wir eine kurze Rechenaufgabe, ein unsichtbares Prüffeld, eine Mindestzeit für das Ausfüllen und eine Begrenzung der Anfragen je IP-Adresse. Für die Begrenzung speichern wir nur einen verschlüsselten Hashwert der IP-Adresse für höchstens eine Stunde.

7. E-Mail-Versand und CRM

Bestätigungen und Kalendereinladungen versenden wir per E-Mail über den Mailserver unseres Hosters. Empfänger innerhalb unseres Unternehmens sind das CCW-Team und der Vertrieb (ccw@hey-contact-heroes.de, sales@hey-contact-heroes.de).

Zur Pflege unserer Kundenkontakte nutzen wir das CRM-System HubSpot (HubSpot Ireland Ltd., 1 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland). Eine Kopie der Bestätigungsmail an Sie wird dort Ihrem Kontakt zugeordnet. Dabei kann eine Übermittlung an die HubSpot, Inc. in den USA erfolgen. HubSpot ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, zusätzlich bestehen Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Organisation unserer Geschäftskontakte).

8. Kalender-Links

Nach einer Buchung können Sie den Termin als Kalenderdatei herunterladen oder über einen Link in Google Kalender übernehmen. Erst wenn Sie diesen Link anklicken, werden Sie zu Google weitergeleitet, dort gelten die Datenschutzhinweise von Google.

9. Lokaler Speicher und Cookies

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken. Im geschützten Admin-Bereich wird für angemeldete Mitarbeitende ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie verwendet.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie dazu an datenschutz@hey-contact-heroes.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

11. SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.